Kiedyś wydawały się nieformalne, mało poważne, a w dobrym tonie było prowadzenie biznesowej korespondencji tylko za pośrednictwem klasycznej poczty. W ciągu kilkunastu lat przeszliśmy jednak od okazjonalnego wymieniania maili do podtrzymywania większości kontaktów właśnie za pośrednictwem poczty elektronicznej. Maile zdominowały naszą komunikację zarówno w sferze zawodowej, jak i prywatnej, a skrzynkę w sieci sprawdzamy zdecydowanie częściej niż tę przed domem, za pośrednictwem której i tak najczęściej komunikują się z nami okoliczne restauracje i dostawcy mediów.
Pozornie wydaje się, że pisanie maili nie ma przed nami żadnych tajemnic. Jak jednak boleśnie przypomniała nam sytuacja z rozpoczynaniem maili od owianego złą sławą „witam”, nawet pozornie oczywiste sprawy mogą być problematyczne. Dzisiaj pora na krótki kurs z netykiety: jak pisać maile, żeby zwięźle i efektywnie się ze sobą porozumieć?
Krótko i na temat: jak przekazać maksimum treści?
Dobry mail nie zaczyna się wcale dopiero od właściwego powitania! To oczywiście bardzo ważny element wiadomości, ale jeszcze wcześniej powinniśmy pamiętać o kilku kwestiach:
– Odpowiednia grupa odbiorców. Najczęstszym błędem jest wysyłanie wiadomości do wielu osób i niekorzystanie z funkcji UDW, co jest szczególnie dotkliwe wtedy, gdy wszyscy odbiorcy nie powinni mieć dostępu do adresów mailowych pozostałych osób. Powinniśmy też dwa razy zastanowić się przed kliknięciem przycisku „odpowiedz wszystkim” – czy naprawdę wszyscy, do których skierowano ten e-mail, będą zainteresowani kontynuacją naszej rozmowy?
– Zwięzły temat. Nie rozpisujmy się i postarajmy się zawrzeć w tym krótkim haśle możliwie jak najwięcej informacji, które pozwolą odbiorcy nadać mailom właściwy priorytet. „Zmiana daty szkolenia”, „Sugestie do prezentacji” czy „Pytania do planu konferencji” zdecydowanie usprawnią poranny przegląd skrzynki.
– Jeśli chcemy uniknąć przypadkowego wysłania wiadomości przed jej ostatecznym przygotowaniem, zostawmy pole adresu puste. Uzupełnijmy je tuż przed wysłaniem, tym samym unikając przypadkowej wysyłki niedokończonej wiadomości.
Jak zacząć i zakończyć maila?
Oto temat, który rozpoczął jedną z najbardziej emocjonujących dyskusji na temat internetowego savoir-vivre’u. W dużym stopniu sposób, w jaki rozpoczniemy i zakończymy wiadomość, będzie uzależniony od naszej wiedzy na temat odbiorcy. Im bliższe nasze relacje, tym większa akceptowalna familiarność. Wyzwaniem może być pisanie maili skierowanych do nieznanego nam odbiorcy, ale i ten problem można łatwo rozwiązać.
– E-mail do nieznanego odbiorcy najlepiej rozpocząć neutralnym zwrotem. Standardowymi formułami są „Szanowni Państwo” lub „Dzień dobry”. Ten drugi zwrot budzi wątpliwości w sytuacji, gdy wysyłamy maila późnym wieczorem; zastanówmy się jednak nad porą, kiedy nasz odbiorca najprawdopodobniej otworzy wiadomość. „Dzień dobry” już od jakiegoś czasu nie jest powitaniem przypisanym tylko do określonej pory dnia, a sprawdza się doskonale zarówno w nieformalnych, jak i bardziej oficjalnych sytuacjach. Taką wiadomość zakończymy frazą „z poważaniem”, a jeśli treść nie jest aż tak formalna – zwykłym „pozdrawiam”.
– Wiadomość do znanego nam odbiorcy, z którym jednak nie łączą nas bliskie relacje, warto rozpocząć od zwrotu „Szanowna Pani” lub „Szanowny Panie”. Sprawdzi się także standardowe „Dzień dobry”. Szczególną sytuacją jest korespondencja z osobą na stanowisku wyższym niż nasze. „Szanowny Panie Dyrektorze” czy „Szanowny Panie Prezesie” będą bezpieczną opcją, która pomoże nam uniknąć niezręcznych sytuacji. W przypadku wykładowców akademickich szczególną uwagę należy zwrócić na tytuł naukowy, dlatego takie wiadomości będą zaczynały się od zwrotu „Szanowny Panie Doktorze” czy „Szanowna Pani Profesor”. Warto pamiętać o tym, że do osób posiadających stopień doktora habilitowanego również zwrócimy się „Szanowny Panie Profesorze” czy „Szanowna Pani Profesor”. Taki e-mail kończymy frazą „z poważaniem” lub „z wyrazami szacunku”, ale nie jest to z pewnością miejsce na „pozdrawiam”.
– A co w przypadku adresowania maila do wielu osób, gdy znamy tylko część z nich? W przypadku korespondencji biznesowej najbezpieczniejszym wyjściem będzie tutaj zwrot „Szanowni Państwo”. Gdy kontaktujemy się ze współpracownikami, których znamy, dobrym wyborem będzie fraza „Drodzy koledzy i koleżanki”.
I na koniec: te nieszczęsne przecinki
Maile już dawno przestały być tylko nieformalną formą kontaktu. O ile kiedyś o wiele łaskawszym okiem patrzono na liberalne podejście do interpunkcji czy ortografii, teraz powinniśmy zadbać o to, by nasze maile były przygotowane z należytą starannością.
– Jeśli inicjalny zwrot zakończymy wykrzyknikiem, na przykład „Szanowni Państwo!” – wtedy następne zdanie powinniśmy rozpocząć wielką literą. Jeśli wstawimy w tym miejscu przecinek, nowe zdanie rozpoczynające się w nowym wersie zapisujemy małą literą. Kontaktując się z osobą, która jest nam znana i do której możemy się zwrócić po imieniu, oddzielamy frazę powitalną przecinkiem, czyli będzie to wyglądało tak: „Dzień dobry, Pani Anno”.
– Przecinka nie umieszczamy natomiast po zwrocie zakańczającym wiadomość, czyli pozdrawiam czy z poważaniem.
– Starajmy się też nie nadużywać wykrzykników ani znaków zapytania.
Umiar przede wszystkim: jak napisać dobry e-mail?
Zgodnie z szacunkami przeciętny pracownik biurowy otrzymuje dziennie nawet do 120 maili i odpowiada na około 40. Warto pamiętać o tym, że maile służą głównie do szybkiej, ale efektywnej komunikacji, dlatego postarajmy się o zwięzły przekaz i zredukowanie ozdobników. A korespondencja biznesowa po angielsku? Firmy oferujące kompleksowe usługi językowe zapewniają też wsparcie w tym zakresie, dzięki czemu mogą być Państwo pewni, że wysyłane wiadomości są poprawne, a odbiorcy właściwie zrozumieją Państwa intencje. Tłumacze i native speakerzy współpracujący z Alingua chętnie pomogą Państwu zadbać o nienaganną komunikację w biznesie!
